Työterveys

• 17.05.2017

Asiantuntijatyössä tarvitaan yhteistä aikaymmärrystä

Asiantuntijatyöhön liitetään usein suuri autonomia ja vapaus. Kukaan ei kuitenkaan hallitse aikaa yksin. Niinpä asiantuntijaa ei pidä jättää yksin ratkomaan aikahaasteita vaan organisaatiolta vaaditaan yhteistä aikaymmärrystä.

Eräs asiantuntija kertoi työterveyslääkärille, että monen asian kanssa yhtä aikaa painiminen on stressaavaa ja vie yöunet. Syventymistä vaativiin tehtäviin ei löydy keskittymisrauhaa, kun keskeytyksiä ja uusia työtehtäviä tulee eri tahoilta koko ajan – ja vielä kiireisin aikatauluin. Koskaan ei pysty ennakoimaan, mitä työpäivä tuo tullessaan. Tehtävien jono pitenee ja painaa mieltä.

Työterveyslääkäri torjui kokemuksen: asiantuntijan pitää olla rautainen ammattilainen, joka kykenee johtamaan itseään sekä hallitsemaan työtään ja vaativia aikatauluja. Jos asiantuntija ei siihen pysty, hän on huono ammattilainen. Asiantuntija nieli näkemyksen, koska niin hän itsekin oikeastaan ajatteli, puri hammasta, päätti olla silkkaa rautaa eikä ottanut enää asiaa puheeksi missään, ei kenenkään kanssa.

Onneksi tutkimustieto karttuu ja muuttaa vähitellen ajattelutapoja. Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanke (2014–2016) pureutui asiantuntijatyön sotkuisiin aikatauluihin ja kovaan tempoon.

Keskeisiä tutkimuskysymyksiä olivat muun muassa: Millaisissa ajallisissa olosuhteissa asiantuntijat työskentelevät? Millaisia aikahaasteita he kokevat? Miten asiantuntijat jaksavat?

Tulosten perusteella tutkijat kokosivat tiiviiseen verkko-oppaaseen ajanhallinnan ratkaisuja, jotka tukevat tuloksellista työtä ja asiantuntijan jaksamista. Organisaation yhteinen aikaymmärrys ja yhteiset ajanhallinnan keinot nousevat oppaassa tärkeälle sijalle.

– Ajanhallinnan ongelmien esiin nostaminen ei ole valittamista, Minna Toivanen sanoo.

Yksin pärjäämisestä eroon

– Tutkimuksellamme on vahva viesti: asiantuntijaa ei pidä jättää yksin aikahaasteiden kanssa. Aikaa ei hallita yksin eikä aikatauluja tehdä yksin vaan yhdessä muiden kanssa. Työpaikka ja -organisaatio ovat keskeisiä asiantuntijatyön aikaolosuhteiden luojia, sanoo AikaJärjestys-tutkimuksesta vastannut Työterveyslaitoksen vanhempi asiantuntija Minna Toivanen.

Suomalaisessa kulttuurissa on vahva yksin pärjäämisen eetos, ja juuri asiantuntijatyöhön liitetään usein suuri vapaus ja autonomia.

– Asiantuntijoiden omassakin puheessa korostuvat yksilön oma vastuu ja valinnat sekä osaaminen, motivaatio ja yksilölliset piirteet, Toivanen kertoo.

Asiantuntija kokee siis olevansa yksin vastuussa ajankäytöstään, mikä voi aiheuttaa ahdistusta. Asiaa ei osata tai uskalleta jakaa, ei edes työkavereiden kanssa.

Asiantuntijat turvautuvat usein yksilötason ajanhallintakeinoihin. He tekevät To do -listoja ja hallitsevat sähköpostikansioitaan – tai keskittyvät kylmänviileästi käsillä olevaan tehtävään, vaikka ympäristö huutaa huomiota.

– Totta kai yksilötason keinot auttavat jossakin määrin. Ylipäätään kuitenkin sellainen ajatus, että kaiken saa tehdyksi, kunhan vain seuraa jotakin menetelmää, on vahingollinen ja syyllistävä myytti. Jos esimerkiksi työtä on liikaa, mikään ajanhallinnan keino ei voi toimia.

Toivasen mukaan esimies saattaa kunnioittaa liikaakin asiantuntijan itsenäisyyttä. Esimies ei aina halua tai uskalla puuttua havaitsemiinsa aikahaasteisiin, jotka esimerkiksi saattavat selvästi heikentää työntekijän hyvinvointia. Asiantuntija taas vaalii itsenäisyyttään eikä uskalla tai halua valittaa.

– Valittamisesta ei kuitenkaan ole kyse. Ajanhallinnan ongelmien avoin esiin tuominen ei ole valittamista. Hä-peää ei tästä syystä kannata kokea. Kaikkien osapuolten pitäisi voida keskustella avoimesti ja saada aikaa hallintaan yhdessä sovituin keinoin, Toivanen sanoo.

”Jos työtä on liikaa, mikään ajanhallinnan keino ei voi toimia.”

Tuntemattoman rajalla

Tutkimus toteutettiin yhteistyössä Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n, Specia ry:n, Sivistystyönantajien, Viestinnän keskusliiton ja Työturvallisuuskeskuksen kanssa.

Hankkeessa tavoitettiin kyselyissä, haastatteluissa, erilaisissa kokeiluissa – esimerkiksi työretriitissä – yhteensä 2 844 asiantuntijaa. He työskentelivät tutkimuksessa, media-alalla, julkisessa hallinnossa ja koulutuksessa. Valtaosalla asiantuntijoista oli yhteiskunta- tai kasvatusalan tai sosiaalitieteellinen tausta. Lisäksi tutkimuksessa hyödynnettiin Tilastokeskuksen trendi- ja ennakointiaineistoja.Asiantuntijatyö näyttäytyi tutkimuksen aineistojen perusteella säädeltynä mutta ennakoimattomana. Työ oli kuitenkin usein vaikeasti aikataulutettavissa. Usein oltiin kuin tuntemattoman rajalla: harvoin mikään meni niin kuin on ajatellut. Jokin pieni yksityiskohta saattoi viedä tuhottomasti aikaa, joskus taas kaikki sujui leikiten.

Asiantuntija oli kytköksissä moneen suuntaan, ja kun asiat tapahtuivat online, saattoi vauhti työssä kiihtyä. Työt olivat päällekkäisiä tai jakautuivat epätasaisesti, ja aikataulujen yhteensovittaminen oli ongelmallista. Työ oli sirpaloitunutta, keskeytykset ja multitaskaus – monen asian tekeminen yhtä aikaa – pilkkoivat tekemistä. Asiantuntijakyselyn mukaan peräti 62 prosenttia yritti tehdä useaa asiaa samanaikaisesti.

Mobiilitekniikka joustavoitti työntekoa mutta samalla loi oletusta, että asiantuntija on aina tavoitettavissa. Kyselyn mukaan 81 prosenttia pyrki reagoimaan sähköposteihin heti.

Moneen suuntaan taiteilu vaikeutti syventymistä ja keskittymistä. Asiantuntijan keskittyminen tai huomio ei aina pysynyt kulloisessakin tehtävässä vaan saattoi laukata jo tulevaan työpäivään tai menneen tapaamisen analysointiin.

Asiantuntija saattoi myös itse esimerkiksi vaihtaa työtehtävää keskittymisvaikeuksien takia. Nopea reagointi houkutteli, koska siitä tuli tunne, että saa aikaan edes jotakin.

– Moni koki kuitenkin, että ei ole enää asiantuntija lainkaan, koska työ oli tulipalojen sammuttelua, sähköposteihin reagointia ja kokouksissa istumista. Joku sanoi, että ei ole edes yhtä artikkelia ehtinyt lukea vuoden aikana, saati sitten kirjoja. Ei ollut ehtinyt perehtyä, syventyä eikä pitää itseään ajan tasalla.

Voiko tällä olla suora yhteys asiantuntijan työn laatuun?

– Kyllä, ainakin siinä tapauksessa, kun työ vaatii syvällistä perehtymistä. Kuitenkin pitää muistaa, että on varmasti monia asiantuntijatöitä, joissa työn ydin onkin reagoimisessa.

Psyykkisiä oireita paljon

Asiantuntijan mieli ei tunnistanut työn ja vapaa-ajan rajaa, joten työasiat saattoivat kantautua kotiin. Mieli toimi tauotta, ja loistavat ideat saattoivat syntyä vaikkapa aamuyöllä.

Toisinaan aikahaasteet uhkasivat asiantuntijan jaksamista. Kyselyyn vastanneet kärsivätkin huolestuttavan paljon erilaisista psyykkisistä oireista. Samoin työstä palautuminen oli varsin heikkoa.

Yleisiä olivat myös kokemukset riittämättömyydestä ja hallinnan tunteen menetyksestä. Voimattomuuden ja ärtyisyyden kokemukset olivat hyvin tavallisia. Peräti 53 prosenttia ilmoitti kokeneensa viimeksi kuluneen kuukauden aikana pitkäaikaisesti tai toistuvasti voimattomuutta tai ärtyisyyttä.

Mielenkiinnon puutetta tai merkityksettömyyden tunnetta ja muistin tai keskittymisen heikkenemistä oli kokenut noin kaksi viidestä. Unettomuutta tai nukahtamisvaikeuksia oli yli kolmanneksella.

Toivanen korostaa, että korkeakoulutettujen asiantuntijoiden määrä on jo nyt hyvin merkittävä, vajaa viidennes työssäkäyvistä. Heidän osuutensa kasvaa 2020-luvulla, joten ajanhallinnan haasteet koskettavat yhä useampia. Yhteiseen aikaymmärryksen ja ajanhallinnan keinoihin on panostettava.

Työterveyslaitos: AikaJärjestys asiantuntijatyössä. Tutkimus.