Harvalla asialla on niin rajuja vaikutuksia organisaatioon kuin henkilöstövahvuuden muutoksilla. Professori Riitta Viitala ehdottaa muutosten simulointia etukäteen, aivan kuten tulipaloharjoituksissa. Harvalla asialla on niin rajuja vaikutuksia organisaatioon kuin henkilöstövahvuuden muutoksilla. Professori Riitta Viitala ehdottaa muutosten simulointia etukäteen, aivan kuten tulipaloharjoituksissa.

Johtaminen

• 27.03.2020

Henkilöstö­muutoksia voi ennakoida vaikkapa simuloiden

Yrityskaupat, ulkoistukset ja yt-neuvottelut ovat suomalaisyrityksissä arkipäivää. Tuore tutkimus peräänkuuluttaa ennakoivampaa otetta henkilöstövahvuuden muutoksiin.

Epävarmuus omasta työstä on raskasta ja irtisanomiset kivuliaimpia tilanteita mihin ihminen voi töiden tiimoilta joutua. Vaikka organisaatioissa tiedostetaan tämä, on henkilöstömuutosten hoitamiseen saatavilla hyvin vähän työkaluja tai prosesseja. Vaasan yliopiston HELLO-tutkimushankkeen tutkijat ehdottavat ratkaisuksi muun muassa simulaatioita.

”Organisaation osoittama tuki on avainasemassa torjuttaessa henkilöstövahvuuden muutosten kielteisiä vaikutuksia”, painottaa Haaga-Helia ammattikorkeakoulun maisteriohjelmien johtaja Anu Hakonen.

”Henkilöstövahvuuden muutoksia voi simuloida hyvissä ajoin etukäteen, aivan kuten tulipaloharjoituksissa”, sanoo professori Riitta Viitala Vaasan yliopiston johtamisen laitokselta.

”Muutostilanteissa ei ole syytä mennä kuin korkki koskessa. Organisaatioiden kannattaa luoda henkilöstövahvuuden muutoksiin prosesseja ja oman näköisiä ratkaisuja. Otollisin hetki tähän olisi tilanne, jossa muutoksia ei ole näköpiirissä”, Viitala jatkaa.

Hakonen ja Viitala ehdottavat simulaatioharjoituksien toteuttamista organisaatioissa muutaman hengen iskuryhmän voimin. Ryhmä voi koostua esimerkiksi työsuojeluvaltuutetuista, HR-ammattilaisista ja johtajista. Iskuryhmä huolehtisi paitsi organisaation valmiudesta henkilöstövahvuuden muutoksiin, myös siitä, että inhimilliset seikat ja oikeudenmukaisuuden kokemus pidettäisiin muutostilanteissa mielessä.

Työkaluja tieteen avulla

Hakonen ja Viitala johtivat Vaasan yliopiston toteuttamaa HELLO-hanketta, jossa tarkasteltiin henkilöstövahvuuden muutostilanteita käytännöllisellä näkökulmalla.

Työsuojelurahaston rahoittamassa HELLO-hankkeessa yhdistettiin kuuden aiemman tutkimushankkeen aineistot, minkä lisäksi kerättiin kolmen vuoden ajan uutta aineistoa pienistä ja suurista yrityksistä, kuntaorganisaatioista, sekä työntekijä- ja työnantajajärjestöistä.

”Missiomme oli tuottaa tieteen avulla työkaluja ammattilaisille, jotka joutuvat toteuttamaan henkilöstövahvuuden muutoksia”, Viitala kertoo.

Vaikka ulkoistukset, fuusiot ja irtisanomiset ovat arkipäivää ympäri maailmaa, on henkilöstövahvuuden muutostilanteista yllättävän vähän tutkimusta.

”Suomi on tutkijoille siitäkin upea maa, että täällä pääsee helposti keräämään aineostoa myös silloin, kun aihe on arkaluontoinen”, Viitala pohtii.

Irtisanomisista on tullut yksi yleisimmin käytetyistä keinoista johtajien työkalupakeissa. Professori Riitta Viitala muistuttaa, ettei asian normalisoituminen tee siitä helppoa.

Irtisanomisista on tullut yksi yleisimmin käytetyistä keinoista johtajien työkalupakeissa. Professori Riitta Viitala muistuttaa, ettei asian normalisoituminen tee siitä helppoa.

Normalisoituminen ei tee asiasta helppoa

Hakonen ja Viitala toteavat irtisanomisista tulleen yksi yleisimmin käytetyistä keinoista johtajien työkalupakeissa.

”On harha kuvitella, että asian normalisoituminen tekisi siitä helppoa. Harvalla asialla on niin rajuja vaikutuksia organisaatioon kuin henkilöstövahvuuden muutoksilla”, Viitala kuvailee.

On yllättävän tavallista, että esimiehet uupuvat rooliinsa, sillä on äärimmäisen kuormittavaa olla eturintamassa vastaamassa kysymyksiin.

Tutkijat kannustavat organisaatioita varautumaan henkilöstövahvuuden muutostilanteisiin aktiivisesti ja systemaattisesti. Ylimmän johdon tulisi keskittyä erityisesti viestintään ja esimiesten tukemiseen.

”Raha edellä tehdyissä ratkaisuissa sivuutetaan inhimillinen puoli ja kerrannaisvaikutukset. Henkilöstövähennys voi tehdä organisaation maineelle tuntuvaa hallaa tai sen hyvä hoitaminen ylläpitää hyvää mainetta”, Hakonen kertoo.

Oikeudenmukaisuuden kokemus on ensiarvoisen tärkeää kaikille muutoksen osapuolille. Irtisanottavien tukeminen kannattaa aina.

”Irtisanottavien henkilöiden oikeudenmukainen kohtelu edistää tutkitusti jäljelle jäävän henkilöstön halukkuutta panostaa organisaation menestymiseen. He luottavat, että tulevat itsekin kohdelluksi oikeudenmukaisesti”, Hakonen huomauttaa ja muistuttaa, ettei esimiesten tukemista kannata unohtaa.

”On yllättävän tavallista, että esimiehet uupuvat rooliinsa, sillä on äärimmäisen kuormittavaa olla eturintamassa vastaamassa kysymyksiin. Huonosti hoidetun muutoksen seurauksena moni voi olla burnoutin partaalla tai äänestää jaloillaan”, Hakonen jatkaa.

Uudesta kirjasta kiinnekohtia muutoksen toteuttamiseen

Hakonen ja Viitala tähdentävät inhimillisten heijastusvaikutusten tekevän henkilöstövahvuuden muutosten johtamisesta aina vaativaa: epävarmuus heikentää helposti työmotivaatiota, työhyvinvointia ja sitoutumista koko organisaatiossa.

Käytännönläheisiä neuvoja henkilöstövahvuuden muutostilanteisiin voi hakea HELLO-hankkeen tuloksista kertovasta, helmikuussa 2020 ilmestyneestä kirjasta: Ikkunoita henkilöstövahvuuden muutokseen.

Teos syventää ymmärrystä henkilöstömuutosten vaikutuksista työpaikoilla ja tarjoaa kiinnekohtia muutosten parempaan hoitamiseen. Kirjan loppuun on koottu 14 käytännönläheistä periaatetta muutoksen toteuttamiseen.

Ikkunoita henkilöstövahvuuden muutokseen on vapaasti ladattavissa Vaasan yliopiston verkkosivuilta.

Lisätietoa: Henkilöstökäytännöt ja esimiestyö muutoksen tukena