Kauhajoella muutos­agentit tukivat isoa organisaatio­muutosta

Muutosagentteja on kiittäminen, kun Kauhajoen kaupungin iso organisaatiomuutos onnistui yli odotusten niin johtamisen, työhyvinvoinnin, säästötavoitteiden kuin asiakkaiden kannalta.

Muutosagenttimalli otettiin käyttöön Työsuojelurahaston tukemassa kehittämishankkeessa, jossa ulkopuolisena asiantuntijana toimi Valmennustrio Oy. Oululaislähtöinen työyhteisöjen kehittämiseen erikoistunut yritys on perehtynyt muutosjohtamiseen ja kehittänyt sen pohjalta muutosagenttimallin.

Kauhajoen kaupungin iso organisaatiomuutos koski vuoden 2019 alusta aloittanutta hyvinvointipalvelujen toimialaa. Se syntyi, kun sivistyksen toimiala jaettiin kahtia: hyvinvointipalveluiksi sekä kasvatuksen ja opetuksen toimialaksi. Hyvinvointipalveluihin kuuluvat liikunta-, nuoriso-, opisto-, kulttuuri- ja kirjastopalvelut sekä yleishallinnosta tapahtumat, matkailu, markkinointi ja viestintä.

Toimialasta alkoi vastata hyvinvointijohtaja Eija Liikamaa. Hallintoa kevennettiin vähentämällä lähiesimiehiä, joiden tehtävät jaettiin hyvinvointijohtajalle ja tiimien vetäjille, mikä oudoksutti henkilöstöä.

Liikamaa kertoo, että hypyssä taas uuteen tuntemattomaan henkilöstö oli jo valmiiksi stressaantunutta, sillä kunta-alan tyypilliset tehostamis- ja organisaatiomuutokset olivat kaikkiaan kestäneet jo vuosia.

– Hyvinvointipalveluiden perustamisessa muutos luokiteltiin hyvin suureksi. Alkuoletus työntekijöiden hyvinvoinnista oli huolestuttava, he kokivat muutoksen raskaaksi, ja muutosvastarinta oli suurta, Liikamaa kertoo.

Hiomossa timantiksi

Liikamaan mukaan oli selvää, että palautteen pohjalta henkilöstön hyvinvoinnin ja muutoksen läpiviennin turvaamiseksi tarvittiin selkeä prosessi ja muutosohjaus.

Valmennustriosta avuksi saapuivat toimitusjohtaja, yritysvalmentaja Jonna Jantunen ja yritysvalmentaja, työnohjaaja Jaana Turunen.

Hankkeeseen osallistuivat hyvinvointipalveluiden koko henkilöstö, hyvinvointijohtaja, hallintojohtaja, kaupunginjohtaja ja henkilöstösihteeri.

– Koko henkilöstö täytyy sitouttaa mutta myös johdon on oltava mukana ja nähtävä, että muutoksessakin henkilöstön hyvinvointi ja tuottavuus liittyvät toisiinsa, Jaana Turunen sanoo.

Hanke sai nimen Hiomo. Se viittaa timantin hiomiseen.

Oikeat kohteet kehittämiseen

– Muutosagenttimalli on selkeä ja systemaattinen prosessi, jossa tulokset saavutetaan kohtuullisen pienellä ajankäytöllä eikä siten viedä liikaa aikaa varsinaiselta työltä. Malliin kuuluvat alkukartoitus sekä tulosten seuranta ja mittaaminen, Jonna Jantunen kertoo.

Alkukartoituksessa selvitettiin henkilöstön käsityksiä työyhteisön tilasta. Kehittämiskohteita nousi esiin paljon: johtamisesta ja esimiestaidoista henkilöstön kuulemiseen, oikeudenmukaisuuteen ja tasavertaisuuteen, kannustamisesta ja työn arvostuksesta rakentavaan keskustelukulttuuriin.

Turvallisessa ilmapiirissä eriäviäkin mielipiteitä esitetään ja kuullaan.

– Uudistuva työyhteisö kaipasi uusia toimintamalleja ja me-hengen rakentamista. Jos olisimme lähteneet muutokseen niiden tietojen varassa, jotka minulla alun perin uutena johtajana oli, olisimme alkaneet ehkä tehdä vääriä asioita, hyvinvointijohtaja Eija Liikamaa sanoo.

Välittäjiä, sparraajia, motivaattoreita

Ratkaiseva merkitys muutoksen läpiviennissä oli muutosagenteilla.

Hyvinvointipalveluissa muutosagentit ovat tiimien vastaaviksi nousseita henkilöitä, jotka koulutettiin käyttämään itsenäisesti ratkaisukeskeisiä työkaluja ja menetelmiä muutosvalmiutta lisäämään ja muutoksen onnistumista takaamaan.

Muutosagentit ovat kuin moderneja luottamushenkilöitä, joiden toiminta on ratkaisukeskeistä.

– Muutosvalmius ei tarkoita, että muutosvastarintaa ei olisi. Turvallisessa ilmapiirissä eriäviä mielipiteitä, esimerkiksi huolenaiheita, esitetään ja kuullaan. Niissä piilee paljon huomionarvoista, Liikamaa kertoo.

Liikamaan mukaan muutosagentit ovat kuin moderneja luottamushenkilöitä, jotka hoitavat kaikkia henkilökunnan asioita. He toimivat välittäjinä, sparraajina ja motivaattoreina. Heidän ansiostaan henkilöstön ääni kuuluu – muutenkin kuin henkilöstökyselyjen kautta.

Yritysvalmentaja Jaana Turunen sanoo, että kun organisaatiossa tulee haaste, muutosagentti ei automaattisesti hylkää ja torju asiaa saavutettuihin etuihin vedoten vaan alkaa ratkaista sitä henkilöstön ääntä kuullen.

– Mietitään, millaisen ratkaisun me voisimme yhdessä tähän hakea.

Jaana Turunen korostaa Kauhajoella saavutettuja hyviä tuloksia.

– Olen ollut mukana kehittämässä organisaatioita 20 vuotta. Suuressa muutoksessa harvoin työhyvinvointi lisääntyy ilman erityisiä tukitoimia, joita siihen erikoistuneet asiantuntijat voivat tarjota.

Kauhajoen hyvinvointipalveluissa työhyvinvointi parani muutoksen keskellä 16 prosenttia. Johtamisen mitattiin kehittyneen 46 prosenttia. Vastuut ja työnkuvat selkiytyivät 42 prosenttia. Positiivinen vuorovaikutus parani 36 ja avoin tiedonkulku 20 prosenttia.

Kustannusten kokonaissäästö on 190 000 euroa vuositasolla.

Monessa muussakin organisaatiossa

Valmennustrio on kehittänyt muutosagenttimallia kaikille organisaatioille, joilla on isoja muutoksia menossa tai tulossa. Sote- ja maakuntauudistus sekä kuntien ja seurakuntien haasteet lisäävät muutostuen tarvetta julkisella puolella, mutta myös yksityissektorilla jatkuva kehittäminen ja muutoskyky tarvitsevat uutta työkalua.

Samanaikaisesti Kauhajoen kaupungin kanssa kuusi muuta organisaatiota vei läpi muutosagenttihankkeen Työsuojelurahaston tuella: Lapinjärven kunta, Helsingin kaupunki, Askolan kunta sekä HUSin synnytys- ja naistentautien yksikkö, Bittium ja Caritas. Kevan tuella sitä ovat toteuttaneet Lempäälän ja Iin kunnat sekä Espoon kaupunki.

Muutosagenteille tarjotaan myös verkostoitumisfoorumeita.