Strategia töihin pk-yrityksissä – osuville digitaalisille työkaluille tarvetta

Pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on merkittävä rooli Suomen talouskasvun ja työllisyyden edistäjänä. Mutta miten niiltä sujuu strateginen johtaminen? Tarvitsevatko ne digitaalisia työkaluja strategian todeksi tekemisessä, vai hoidetaanko strategiatyö perinteisin analogisin menetelmin fläppitaulusulkeisissa – tai vain toimitusjohtajan päässä?

Vaasan yliopiston johtamisen yksikkö on tehnyt paljon tutkimusta pk-yrityksistä ja myös niiden strategisesta johtamisesta. Tuoreessa tutkimuksessa on pureuduttu siihen, miten strategiatyökaluja voidaan digitalisoida erityisesti pk-yritysten tarpeisiin.

Työsuojelurahaston tukemassa hankkeessa tutkimusryhmä loi kokonaiskuvan siitä, millaisia sähköisiä strategiamenetelmiä on saatavilla, miten yritykset suhtautuvat niiden käyttöön ja millaisia menetelmiä ne toivoisivat käyttöönsä.

Aineistoa kerättiin laajasta kirjallisuuskatsauksesta, toimiala-analyysista käymällä läpi 134 strategisen johtamisen ohjelmistoa ja 17 asiantuntijahaastattelusta.

Lisäksi tutkimusryhmä ja kuusi hankkeeseen osallistunutta ohjelmistoyritystä kehittivät kolme ohjelmistoprototyyppiä, joita kolme pk- ja mikroyritystä testasi.

Strategiasuunnitelma on jäänyt laatikkoon ja päivittämättä.

Jäikö strategia lauantaisaunaan?

– Strategia on sellaista yrityksen päätöksentekoa, jolla on kauaskantoisia vaikutuksia, KTM, projektitutkija Marko Siltamäki sanoo. Hän osallistui strategiatyön digitalisointitutkimukseen ja tekee väitöskirjaa pk-yritysten kasvustrategioista.

Siltamäen mukaan aiemmat tutkimusryhmän hankkeet ovat osoittaneet, että strategiatyö on pk-yrityksissä usein epäselvää, satunnaista ja arkitoiminnasta vieraantunutta. Työntekijät eivät tunne organisaationsa strategiaa, vaan yleensä siitä keskustelee vain ylin johto. Toimittaja- ja asiakasyritykset eivät juurikaan osallistu strategiatyöhön.

Strategiatyön ongelmat laskevat työn mielekkyyttä, motivaatiota ja sitoutumista sekä tekevät toiminnasta epäjohdonmukaista, mikä heikentää työhyvinvointia, organisaatiokulttuuria ja tuottavuutta.

– Pienessä yrityksessä voidaan tehdä hyvinkin strategisia päätöksiä, mutta niitä ei edes mielletä sellaisiksi. Lauantaisaunassa on perheen kanssa päätetty tehdä jotain, joka vaikuttaa pitkään ja merkittävästi, mutta ei välttämättä edes tiedetä, että on tehty strategiaa, Siltamäki sanoo.

Tai sitten on joskus tehty kirjattu strategiasuunnitelma, mutta se on jäänyt laatikkoon ja päivittämättä.

– Välttämättä ei tiedetä, että henkilöstöä pitäisi ottaa mukaan strategiatyöhön ja että siitä olisi yritykselle hyötyä, Siltamäki sanoo.

Toki pk-yrityksiä on Siltamäen mukaan myös sellaisia, jotka tekevät strategiasuunnitelmia, seuraavat ja päivittävät niitä sekä osallistavat henkilöstöä. Työ tehdään kuitenkin usein hyvin perinteisin menetelmin, vaikka esimerkiksi kirjanpito, taloushallinto, henkilöstöjärjestelmät ja tuotannonohjaus olisivat jo pitkään hyödyntäneet erilaisia sähköisiä sovelluksia.

Siltamäki sanoo, että usein digitaaliset strategiatyökalut on suunnattu suuremmille yrityksille.

– Ne eivät välttämättä taivu pk-yrityksiin, ja ne koetaan monta kertaa hankaliksi, epäselviksi ja työläiksi. Pk-yrityksillä on niukat resurssit, ja siksi pitäisi olla olemassa niille soveltuvia keveitä ja tehokkaita työkaluja.

Fläppitaululta ruudulle

Seitsemästätoista haastatellusta johto- ja kehittämistehtävissä työskentelevästä asiantuntijasta suurin osa oli käyttänyt organisaatioissaan pääosin perinteisiä, analogisia työkaluja. Osa ei kokenut sähköisiä työkaluja tarpeellisiksi. Yleisin työtapa oli pienellä porukalla työskentely fläppitaulun äärellä. Kuitenkin tunnistettiin, että strategian johtaminen voisi olla helpompaa, jos se olisi koko ajan ruudulla ja esillä päivittäisen johtamisen ja muun työskentelyn mukana.

Haastateltujen mukaan digitalisaatio esimerkiksi mahdollistaa helpomman ja nopeamman osallistamisen, mikä tuottaa relevantimpaa ja luotettavampaa tietoa kuin vain ylimmän johdon päätöksenteolla olisi saavutettavissa.

Hankkeessa kehitetyt kolme ohjelmistoprototyyppiä olivat ISO 9001:2015 -laatustandardin mukainen prototyyppi sekä hypoteesi- ja visualisointiohjelmistot. Lupaavimmaksi testauksessa osoittautuivat hypoteesi- ja visualisointiohjelmistot.

– ISO 9001 -strategiaohjelmistoidean arvolupaus tulee siitä, että yritys voi varmistua, että strategian suunnittelu ja dokumentointi täyttävät laatustandardin vaatimukset. Käytännössä se vaatisi koko laatujärjestelmän kattavan ohjelmiston ja olisi erittäin raskas ja kallis toteutettava, Siltamäki kertoo.

Hypoteesiohjelmistoidea pyrkii Siltamäen mukaan herättämään uusia ajatuksia nurinkurisestakin vinkkelistä. Jos yrityksellä on 200 laskutettavaa asiakasta, mutta niistä 10 tuottaa puolet liikevaihdosta, mitä pitäisi tehdä? Välttää liiketoiminnan riskiä ja hankkia lisää tärkeitä asiakkaita – vai panostaa entistä paremmin näihin 10 asiakkaaseen ja hankkia siten lisämyyntiä?

– Hypoteesi-ideassa on jotain uutta ja erilaista. Siinä on myös selkeitä mahdollisuuksia innovoinnin työkaluiksi, joista ei ollut juurikaan tarjontaa toimiala-analyysimme mukaan.

– Visualisointi-ideasta on poimittavissa ajatus kevyestä ja helposta käyttöliittymästä sekä strategian viestimisestä henkilöstölle ja sidosryhmille. Toimiala-analyysissa kävi ilmi, että tällä saralla ohjelmistoissa on tarjontaa, joten erottuakseen tuotteen pitäisi olla poikkeuksellisen hyvä, Siltamäki toteaa.

Strategian johtaminen olisi helpompaa, jos se olisi koko ajan ruudulla.

Helppokäyttöisyys ja yksinkertaisuus arvossa

Tutkimus osoitti, että strategiaohjelmistot ovat jo suhteellisen kilpailtu toimiala, mutta oikeasti käyttäjälähtöisille ja loppukäyttäjän kipukohtia ratkaiseville ohjelmistoille on tarve.

Ohjelmistojen tärkeimmiksi ominaisuuksiksi nousivat asiantuntijahaastatteluissa helppokäyttöisyys ja yksinkertaisuus. Toiseksi tärkeimpänä tuli esiin vuorovaikutuksen ja osallistamisen mahdollistavia ominaisuuksia. Kolmanneksi esiin nousivat jatkuvuus, tulevaisuusorientaatio ja seurantaominaisuudet.

Siltamäen mukaan tutkimusryhmä haluaa hankkeessa kehiteltyjä ideaprototyyppejä edelleen kehitettäviksi jatkojalostaen ja tuotteistaen. Osuva sähköinen ympäristö mahdollistaisi strategiatyön siirtymisen kohti laajasti osallistavaa, jatkuvaa ja nopeasti reagoivaa strategiatyötä.