Työpäivä oli jaettu Pomodoro-tekniikan mukaisesti 25 minuutin jaksoihin, joita seurasi viiden minuutin tauko. Siivu kerrallaan työ edistyi hyvin.

Työhyvinvointi

• 03.09.2015

Työretriitti: omia töitä, yhteisellä rytmillä

Työretriitit ovat sosiaalisia yksinpuurtamistilaisuuksia, joissa keskitytään omiin töihin yhteisellä rytmillä. Asiantuntijatyön sietämätön keveys helpottaa, kun saa kokea, että 25 minuutin pätkiin ajastettu työ tuottaa tulosta.

Asiantuntijatyötä hehkutetaan vapaana ajattelutyönä, mutta autonomian autuus voi helposti hautautua kuormitustekijöiden alle. Työ keskeytyy jatkuvasti, esimerkiksi kokousten ja viestitulvan takia. Mitään ei saa aikaan: on niin kiire, ettei ehdi tehdä mitään, vaikka multitaskauksen mestarina tekee monia tehtäviä yhtä aikaa.

Työkokonaisuudet tuntuvat valtavalta, epämääräiseltä massalta, josta on vaikea saada onnistumisen kokemuksia. Se painaa mieltä ja nakertaa työhyvinvointia.

Pelkkä alkuun pääseminen voi tuntua ylivoimaiselta, kun ei kykene keskittymään. Maailman tylsimmät sijaistoiminnat ovat äkkiä todella houkuttelevia.

Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa tavoitteena on muun muassa löytää toimivia ratkaisuja ajanhallinnan ja ajankäytön haasteisiin. Tutkijatiimin työn tuloksia on käytettävissä vuoden 2016 lopulla.

Hankkeessa kerätään erityyppisiä aineistoja, joista työretriittikokeilu oli yksi. Työretriittejä järjestettiin kesän 2015 alussa kaksi. Osallistujia oli yhteensä 25. Heidät rekrytoitiin Ylemmät toimihenkilöt ja asiantuntijat Specia ry:n ja Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n kautta.

– Osallistujia ei ollut vaikea saada. Selvästi idea puhuttelee asiantuntijoita, jotka kokevat tarvetta keskittyä ja saada parempaa otetta ajanhallinnasta. Emme kysyneet tarkemmin, mitä työtä he tekivät, mutta useimmilla kyse oli todennäköisesti tiedon käsittelyyn, jalostamiseen ja uuden tiedon tuottamiseen liittyvistä tehtävistä. Joukossa oli esimerkiksi jokunen tutkija, väitöskirjan tekijä ja toimittaja, tutkija Olli Viljanen sanoo.

Suomenlinnassa järjestetyt työretriitit veti tamperelainen audiovisuaalisen alan yrittäjä ja kouluttaja Joonas Tähtinen. Hän on kehittänyt työretriittikonseptia ja järjestää työretriittejä.

Työretriitti1_TiedonSilta

Työretriitissä asiantuntijatyötä tekevät keskittyivät hiljaisuudessa omiin töihin yhdessä muiden kanssa. Paikkana oli Suomenlinnan Pajasali.

Tomaatista siivu kerrallaan

Työretriitit olivat Olli Viljasen mukaan eräänlainen ihmiskoe, jossa haluttiin tietää, mitä tapahtuu asiantuntijan työnteolle, kun hän joutuu uuteen ympäristöön, tavoitteena keskittyä rauhassa ja hiljaisuudessa, tuntemattomien vertaisten kanssa.

– Asiantuntijatyölle on tyypillistä pirstaleisuus. Työretriitissä oli huomionarvoista, että ennestään pirstaleista työtä pilkottiin yhä pienempiin osiin. Tosin keskeytykset olivat ulkopuolisen määräämiä ja ennalta tiedossa.

Tilaisuudessa työskenneltiin ajanhallinnan tehostamiseen tarkoitetulla Pomodoro-tekniikalla. Se on italialaisen Francesco Cirillan 1980-luvun lopulla alun perin opiskelijoille kehittämä maailmankuulu ajanhallintamenetelmä. Nimi tulee tomaatin – italian kielellä pomodoro – muotoisesta munakellosta.

Pala kerrallaan on kevyt edetä.

Pomodoro-tekniikan mukaisesti työ oli retriitissä jaettu 25 minuutin jaksoihin, joissa oli täysi työrauha. Sosiaalisen keskittymisen siivittämiä puristuksia seurasi viiden minuutin tauko. Tauolla työasioita ei ollut tarkoitus ajatella lainkaan.

Tomaattitekniikka madaltaa kynnystä työn aloittamiseen ja keskittymiseen: kyllähän aikuinen ihminen pystyy pysymään aloillaan ja keskittymään 25 minuutin siivun verran. Pala kerrallaan on kevyt edetä.

– Osallistujat suunnittelivat etukäteen, mihin tehtävään kunkin jakson käyttivät. 25 minuutin työtehtävä on pieni ja hallittava kokonaisuus, ja jälkikäteen on helppo havaita, miten työ kuitenkin edistyy niin lyhyessä ajassa, Viljanen kertoo.

Tehoja ja onnistumisen tunnetta

Työretriitin jälkeen osallistujilta kysyttiin heidän kokemuksistaan.

Liki kaikki – 96 prosenttia – ilmoittivat työhön keskittymisen onnistuneen hyvin, ja 84 prosenttia koki työnteon olleen tehokkaampaa tavanomaiseen työntekoon verrattuna.

– Vastausten keskiarvon mukaan työretriittipäivä vastasi tulokseltaan lähes puoltatoista tavanomaista työpäivää. Retriitissä tehokas työaika oli noin viisi tuntia. Ajattelutyötähän ei pysty intensiivisesti tekemään kahdeksaa tuntia putkeen, ei edes muutamaa tuntia tauotta ilman, että laatu kärsii.

Avovastausten mukaan lyhyen tähtäimen tavoitteissa onnistuminen toi kaivattua onnistumisen tunnetta.

Miten työyhteisöt ja työntekijät voivat hyödyntää työretriitistä kertyneitä kokemuksia?

– Etätyön ja työtehon yhteydestä on aiempia tutkimustuloksia, mutta etätyö ei ole ainoa ratkaisu keskittymistä vaativan työskentelyn mahdollistamiseksi. Työyhteisö voisi kokeilla kollektiivista keskittymistä työpaikalla, kunhan pelisäännöistä sovitaan. Jokainen työntekijä voi aivan itsenäisesti kokeilla työn pilkkomista lyhyisiin rupeamiin, Viljanen sanoo.

 

Lisätietoa

• Työterveyslaitos: AikaJärjestys asiantuntijatyössä. Tutkimus.

Aikajärjestys asiantuntijatyössä

• Työterveyslaitos on mukana järjestämässä kansallista etätyöpäivää 8.10.2015, www.etatyopaiva.fi, #etätyöpäivä, #fiksumpityö